Penser votre projet numérique

Workshop du FCLAT

Pour prendre le virage numérique, commencez par penser votre projet en mode collaboratif avec un atelier / workshop!

Les ateliers ou workshops vous permettent d’utiliser le concept d’intelligence collective pour répondre à un réel besoin de votre public cible. Tous les participants se sentiront interpellés par le projet puisqu’ils auront participé à l’idéation. Les CoCréatives vous présentent leur modèle de workshop.

Les étapes d’un workshop réussi

Le workshop a pour objectif de vous aider à trouver des idées et à les structurer pour votre projet numérique. Voici 5 questions à poser pour vous aider à définir le but de votre workshop : qui, quand, où, quoi et pourquoi?

Les participants de votre workshop

Vous allez réunir les gens concernés par votre projet (membres de votre équipe, clients, futurs utilisateurs, etc.), des professionnels du numérique et des gens de l’extérieur. Le nombre de 7 est idéal pour les échanges et l’émergence d’idées, mais il peut s’avérer pertinent d’augmenter ce nombre. Les CoCréatives ont déjà organisé des workshops d’une vingtaine à une trentaine de personnes et l’expérience était tout aussi efficace. Par contre, il faut considérer ajouter du temps de préparation et réfléchir à la pertinence de créer des équipes pour la réussite de l’atelier.

Le moment et la durée de votre atelier

Pour l’émergence d’idées, la durée idéale est de 2 à 3 jours. Par contre, il est possible d’adapter la durée à votre réalité : des workshops d’une durée aussi courte qu’une heure peuvent être efficaces s’ils sont bien dirigés. Pour des ateliers de longue durée, pensez aux heures d’ouverture, à la gestion des clés, à un gardien, etc.

Le lieu idéal pour l’atelier

L’idéal, pour faciliter le travail des participants, est d’organiser le workshop sur le lieu de l’installation du projet numérique. Si ce n’est pas possible, misez sur un endroit chaleureux, inspirant, créatif ou encore, un lieu qui reflète les valeurs de votre organisation. Pensez à l’accès à une connexion internet haut débit et à partager le mot de passe du réseau internet aux participant. Il est pertinent de faire un plan de salle et de définir les différents espaces : accueil des participants, salle à manger, salle de détente, etc.

 

Les exemples donnés ci-dessous sont tirés d’un workshop réalisé avec le Festival des contes et légendes de l’Abitibi-Témiscamingue (FCLAT) qui a eu lieu de 25 mars 2017 à Val-d’Or. Les CoCréatives ont réuni des bénévoles, des commanditaires, le conseil d’administration du Festival, des étudiants en création numérique, une famille et des musiciens (cette édition avait une activité musique-conté) dans la salle du Festival pendant une journée entière.

Présentation de la problématique

Suite à leur arrivée, faites asseoir les participants en rond et animer les présentations à tour de rôle. La forme met tous les invités au même niveau et aide à favoriser les échanges. Si une personne s’ajoute lors des présentations, recommencez le tour de table afin que tous aient la même présentation.

Par la suite, présentez votre organisation et ses valeurs. Si votre organisation est peu connue, apportez vos objets promotionnels et du contenu communicationnel afin de donner le plus d’informations possible aux participants.

Pour la présentation de la problématique rencontrée et de l’objectif souhaité pour le workshop, n’hésitez pas à donner des exemples concrets ou encore, à utiliser des résultats mesurables. Plus l’objectif est concret, plus les gens qui participent à l’atelier ont une chance de l’atteindre.

 

Exemple : Pour l’atelier du FCLAT, l’objectif était d’augmenter l’achalandage et de faire découvrir le festival. Les CoCréatives ont misé sur un workshop avec plusieurs invités afin de faire connaître le Festival à un plus grand nombre, même à l’intérieur de l’atelier. Les participants avaient des profils variés afin de mesurer l’intérêt de ces profils pour le festival. La problématique était liée aux moyens de communications et de diffusion (bande-annonce, médias sociaux, etc.).

Activité brise-glace entre les participants

L’activité brise-glace permet, comme son nom l’indique, de briser la glace entre les participants, s’ils ne se connaissent pas déjà. Cette portion est ludique et incite les participants à s’amuser, se dégêner pour la suite du workshop. L’activité brise-glace peut s’inspirer de la thématique générale de votre atelier.

 

Exemple : Pour le FCLAT, Les CoCréatives sont partis avec le constat que le Festival est ancré dans le secteur artistique de la littérature et du conte. Les participants ont reçu des boites à surprises en début du workshop (crayons de couleur, pâte à modeler, peinture, etc.), ce qui suscite généralement une grande excitation. Les participants devaient écrire des mots inspirés du Festival de contes et légendes sur des papiers géants et faire des liens entre les différents mots.

Stimuler le brainstorming (remue-méninges)

Lors du remue-méninges, il est important de spécifier aux participants que toutes les idées sont acceptées. Pour que le brainstorming soit efficace, les participants doivent prendre toutes les idées sans jugement. Cette étape permet de voir votre projet sous différents angles, de dépasser les lignes du possible, de trouver de nouvelles idées et de voir à l’extérieur du cadre (think outside the box). Lors du brainstorming, priorisez la quantité d’idées à la qualité. Cette étape peut également être en contexte avec la thématique de votre projet numérique.

 

Exemple : Lors du workshop pour le FCLAT, Les CoCréatives ont fait faire aux participants un cadavre exquis (un jeu d’écriture en étapes) sur un conte ou une légende de leur choix. Les participants devaient ensuite les présenter sur une scène. Cette activité est venue créer une chimie dans le groupe en les amenant directement dans la magie des contes et légendes.

La phase de co-création

Lorsque vient le temps de la co-création, nous passons aux choses sérieuses. Les participants sont maintenant pleinement stimulés et motivés par votre thématique. Il est temps de mettre leur créativité à profit et de les faire travailler un peu. Il peut être pertinent de recentrer votre groupe et de mentionner de nouveau la problématique et les objectifs de la journée. Nous vous suggérons de guider cet atelier, peu importe la forme qu’il prendra, afin de se rapprocher le plus possible de votre objectif. En effet, il est possible que vous n’aboutissiez pas à des idées concrètes.

 

Exemple : Pour le FCLAT, les participants se sont mis à travailler sur la bande-annonce. La vidéo étant un moyen efficace de joindre les gens sur les médias sociaux, il en est ressorti que la création d’une bande-annonce serait le point culminant de cette journée d’atelier. Les participants se sont tous investis, amenant leurs compétences à profit pour le décor, l’animation, la lumière ou encore, les plans de la caméra.

Atelier stimulant pour se changer les idées

Après avoir travaillé fort dans la période de co-création, il est temps d’accorder un petit moment de pause aux participants. En effet, selon différentes recherches sur le Design Thinking, on constate que les meilleures idées viennent lorsque notre cerveau est en pause. Cette période de latence du cerveau lui permet de faire des liens entre différentes informations. Vous pouvez, bien entendu, penser à une activité stimulante en lien avec votre thématique.

 

Exemple : Pour le Festival de contes et légendes, Les CoCréatives ont opté pour la lecture d’une histoire sous forme d’un kamishibai. Le collectif avait préparé une section de la salle avec des couvertures et des oreillers qui permettaient aux participants de se reposer et d’entendre une histoire avec un support visuel. Cette activité a également permis de leur faire découvrir une autre forme de conte.

Création du prototype ou synthèse du workshop

Après la pause, il est temps de ramener les participants vers le mot de la fin et qu’ils vous expliquent leur cheminement ou réfections. En effet, il est préférable que les réalisations issues d’une journée d’atelier soient synthétisées et présentées pour que l’organisation puisse les présenter à un comité ou un conseil d’administration. Peu importe si l’objectif a été atteint ou non, vous devez être en mesure de comprendre les différentes idées qui sont ressorties lors de votre workshop.

Si l’atelier a mené vers un concept concret, les participants peuvent présenter leur prototype sous la forme de dessin, de sculpture ou encore mieux, de façon numérique si le temps le leur permet.

 

Exemple : Lors du Festival de contes et légendes, les musiciens invités et les participants se sont mis de la partie, inspirés par les images de la bande-annonce et ont créé une trame sonore pour accompagner la publicité.

Avec le Design Thinking, pensez vos projets en fonction de vos utilisateurs

Le Design Thinking est un concept au cœur de la démarche numérique de l’Abitibi-Témiscamingue. Le collectif Les CoCréatives s’est adapté au fur et à mesure que les nouveaux défis se présentaient. Cette souplesse est l’une des caractéristiques que l’on retrouve dans le concept de Design Thinking. En effet, cette démarche vous permet de revoir vos méthodes et vos objectifs en cours de route, en fonction de ce que vos clients ou utilisateurs désirent.

Le Design Thinking mise également sur l’être humain. Si vos projets numériques sont créés avec passion en considérant les utilisateurs et leurs besoins, il y a de fortes chances qu’ils rencontrent le succès. Pensez aux gens pour lesquels vous créez, observez-les, soyez empathique, tentez de combler les besoins qu’ils ignorent eux-mêmes.

L’intelligence collective, un concept de plus en plus présent dans notre société

L’intelligence collective est un concept de plus en plus populaire, nous n’avons qu’à penser aux géants de ce monde tel AirBnB et Uber qui sont venus bouleverser les écoles de pensées. Ce sont 2 projets qui sont nés du concept de l’intelligence collective. Le concept est simple, faire travailler les gens ensemble dans le but d’atteindre un objectif commun. C’est ce que les ateliers et workshops vous permettent de faire.